AUSGANGSLAGE

Balmung Medical GmbH ist ein dynamisches und sehr erfolgreiches, international tätiges Handelsunternehmen im Gesundheitsbereich. Seit der Gründung im Jahr 2004 ist das Unternehmen stetig gewachsen und hat sich zu einem der führenden Handelsunternehmen Österreichs im Healthcare Bereich entwickelt. Mit der Einführung eines Unternehmens-Wikis versprach sich die Geschäftsleitung u.a. diese Vorteile:

• effizientere Zusammenarbeit mit Hilfe virtueller Arbeitsbereiche, z.B. Meeting-Protokolle,
• gemeinsames Verständnis über Produkte und Begriffe (internes Nachschlagewerk),
• höhere Produktivität durch schnelleres Auffinden von relevanten Informationen,
• systematische Aufbereitung von Wissen für den langfristigen Gebrauch, z.B. Anleitungen, Richtlinien und
• schnelleres Onboarding neuer Mitarbeiter durch einfacheren Wissenstransfer.

Für die Planung und Umsetzung wurde die Firma DIQA aus Karlsruhe beauftragt, die u.a. auf Lösungen mit MediaWiki, die Software von Wikipedia, spezialisiert ist.

1. Planung der Informationsarchitektur und Zugriffskonzept

Gemeinsam mit dem Kunden wurde zunächst der inhaltliche Aufbau des Wikis geplant: Menüstruktur, Landingpages, Hilfeseiten, Kategorien und Eigenschaften. Jede Unternehmensabteilung soll einen eigenen Bereich haben, wo nur ausgewählte Abteilungsmitarbeiter Schreibzugriff haben. Alle Mitarbeiter sollen jedoch auf das gesamte Wiki Lesezugriff haben. Ein Glossar, das vom Produktmanagement verwaltet wird, soll als Nachschlagewerk für wichtige Begriffe rund um das Unternehmen und Produkten dienen.

2. Installation und Konfiguration

Die lizenzkostenfreie MediaWiki-Software wurde in der Longzeitsupport-Version (LTS) auf einem Kunden-Server installiert. Die LTS-Version hat den Vorteil, dass sie mit zwei Jahren einen langen Lebenszyklus hat und in dieser Zeit nur mit Sicherheitsupdates aktualisiert werden muss. Zusätzlich wurden Erweiterungen für MediaWiki installiert, u.a.:

• Facettierte Suche von DIQA zum interaktiven Filtern von Suchergebnissen,
• Active Directory Extension (angepasst von DIQA) damit sich Benutzer mit ihrem Firmenaccount im Wiki anmelden können und
• Semantic MediaWiki Extension, mit deren Hilfe Daten in Artikeln gespeichert und abgefragt werden können.

Die Informationsarchitektur wurde in Form von Wiki-Seiten, Vorlagen und Formularen umgesetzt, die später vom Kunden oder externen Dienstleistern unkompliziert angepasst werden können.

3. Richtext Wiki-Editor

Mit dem „VisualEditor“ können Benutzer visuell ansprechende Artikel verfassen, u.a. mit Tabellen und Bildern (s. Abb.1). Ausserdem können wichtige Dokumente verlinkt werden, die entweder in gängigen Office Formaten ins Wiki hochgeladen werden oder in einem Shared Drive liegen. Damit können Seiten mit Links auf Word-Vorlagen oder Musterbriefe gemeinsam kuratiert werden.

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